株式会社HIP HUB（以下「当社」といいます。）が提供する「BACK STAGE」（以下「本サービス」といいます。）における、アカウントの退会及びデータの削除について、以下のとおり定めます。
1. 基本方針
当社は、ユーザーが本サービスを退会した場合、利用目的を達成した情報について、法令その他正当な理由により保存が必要な場合を除き、適切な方法により削除又は利用停止等の措置を講じます。
本ポリシーは、本サービス上でユーザーが登録、作成又はアップロードした情報の取扱いについて定めるものです。
2. 解約と退会の違い
有料プランの「解約」と本サービスの「退会」は異なります。
有料プランの解約
有料プランを解約した場合、次回の更新及び請求は停止されます。
解約後も、現在の契約期間が終了するまで有料プランを利用できます。
契約期間終了後は、無料プランが提供される場合、無料プランへ移行します。
アカウントの退会
退会とは、本サービスのアカウント自体を削除することをいいます。
退会手続きが完了すると、原則としてアカウントへのログイン及び本サービスの利用ができなくなります。
3. 退会前の確認
ユーザーは、退会手続きを行う前に、必要な請求書、領収書、見積書、顧客情報その他のデータを自身の責任において保存又は取得するものとします。
退会後に削除されたデータについて、当社は原則として復元又は提供することができません。
特に、税務、会計、契約その他の目的で保存が必要なデータについては、退会前にユーザー自身で保存してください。
4. 退会によるデータ削除
退会手続きが完了した場合、当社は、以下の情報を削除対象として取り扱います。
- アカウント情報
- プロフィール情報
- 本サービス上で登録された顧客情報
- 取引先情報
- 見積書データ
- 請求書データ
- 領収書データ
- 売上・取引に関するデータ
- 本サービスにアップロードされたファイル
- ユーザーが登録したその他のデータ
ただし、法令上の保存義務、紛争対応、不正利用防止、料金請求、契約関係の確認その他正当な理由により保存が必要な情報については、この限りではありません。
5. データの削除時期
退会手続きが完了した場合、削除対象となるデータは、原則として退会手続き完了後30日以内に、本サービスの通常の運用環境から削除します。
削除対象データについては、当社のシステム上の処理状況その他の事情により、削除処理の完了まで一定の時間を要する場合があります。
6. バックアップデータ
本サービスの安定運用及び障害発生時の復旧等のため、当社はデータをバックアップする場合があります。
退会後に本番環境から削除されたデータであっても、バックアップデータに一定期間残存する場合があります。
バックアップデータについては、原則として退会手続き完了後90日以内に、通常のバックアップ運用に従って削除されます。
バックアップデータは、原則として通常のサービス運用やユーザーへのサービス提供には利用せず、障害復旧その他必要な目的に限定して取り扱います。
7. 法令上保存が必要な情報
法令上の保存義務がある情報については、退会後も必要な期間保存する場合があります。
特に、会計、税務、取引その他の法令に基づき保存が必要となる情報については、法令に定められた保存期間に従い、最長7年間保存する場合があります。
法令上の保存期間が終了した情報については、当社の定める手順に従い、適切な方法で削除します。
なお、法令上の保存義務がない情報についてまで、一律に7年間保存するものではありません。
8. 決済・契約に関する情報
決済履歴、契約履歴、請求履歴、返金履歴その他の取引に関する情報については、料金の請求、返金、不正利用の防止、会計処理、法令上の義務その他正当な目的のため、退会後も一定期間保存する場合があります。
これらの情報について法令上の保存義務がある場合は、前条に定める保存期間に従って取り扱います。
決済処理を外部の決済事業者が行っている場合、当該事業者が保有する情報については、各事業者の規約及びプライバシーポリシー等に従って取り扱われます。
9. ログ・セキュリティ情報
不正アクセス、不正利用、障害、セキュリティインシデント等への対応及び本サービスの安全な運営のため、アクセスログ、操作ログ、エラーログ、通信に関する情報その他のセキュリティ上必要な情報について、退会後も一定期間保存する場合があります。
これらの情報は、利用目的を達成するために必要な範囲で取り扱います。
10. お問い合わせ履歴等
お問い合わせ、サポート対応、契約に関する連絡その他の履歴については、問い合わせ内容の確認、対応品質の維持、紛争対応、法令上の義務その他正当な目的のため、退会後も一定期間保存する場合があります。
11. 退会後の復元
退会後に削除されたデータについて、当社は原則として復元を行いません。
また、削除処理が完了したデータについては、ユーザーからデータの再取得を希望された場合であっても、提供又は復元できない場合があります。
12. 退会手続きが完了しない場合
料金の未払い、返金処理、チャージバック、不正利用の調査、法令上の対応その他の事情により、退会手続き又はデータ削除の全部又は一部を直ちに完了できない場合があります。
この場合、必要な対応が完了した後、合理的な期間内に退会処理及びデータ削除等を行います。
13. アカウント停止・利用停止の場合
利用規約に基づきアカウントが停止又は利用制限された場合であっても、直ちにすべてのデータが削除されるものではありません。
契約関係、料金の精算、違反行為の調査、セキュリティ対応、法令上の義務その他正当な目的のため、必要な情報を一定期間保存する場合があります。
14. ユーザーが登録した第三者の情報
ユーザーが本サービスに登録又は保存した顧客、取引先、従業員その他第三者に関する情報については、ユーザー自身が適切な権限及び法的根拠に基づいて取り扱うものとします。
ユーザーは、必要に応じて、これらの第三者からの削除等の請求に適切に対応する責任を負います。
当社は、法令上必要な場合その他正当な理由がある場合を除き、ユーザーの指示又は本サービスの提供に必要な範囲を超えて、これらの情報を利用しません。
15. サービス終了時のデータ
当社が本サービスを終了する場合、当社は、終了に関する告知及び必要な移行期間等を設けるよう努めます。
ユーザーは、サービス終了前に必要なデータを自身で保存・取得するものとします。
サービス終了後のデータの取扱いについては、法令及び当社が別途定める条件に従います。
16. プライバシーポリシーとの関係
本ポリシーに定めのない個人情報の取扱いについては、BACK STAGE プライバシーポリシーに定めるところによります。
17. 本ポリシーの変更
当社は、法令の改正、本サービスの変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
変更後のポリシーは、本サービス上に掲載した時点その他当社が定める時点から効力を生じます。
18. お問い合わせ
退会及びデータ削除に関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
株式会社HIP HUB
BACK STAGE サポート窓口
メールアドレス：[email protected]